- lV. Funciones y
Responsabilidades:
- Realizará la
elaboración de cheques y pólizas de cheques. Controlará
rspaldo de cheque
- Llevará al día las
cuentas bancarias y sus saldos.
- Controlará los archivos.
Realizará las actividades para su órden y eficiencia..
- Realizara la Cobranza.
Creará los pasivos,
controlará las facturas de proveedores y acreedores.
- Supervision de
que se efectue captura en sistema Megapack.adecuada y a tiempo de procesos de facturacion,
compras e inventarios y depósitos.Deberá saber capturar los
inventarios y realizarlo si se necesita.
- Responsable del control
adecuado de inventarios Realizará las
conciliaciones de inventarios fisico y contable la primera
semana del mes siguiente.
- Realizará las entrevistas, contratos del personal
y se responsabiliza de sus
renovaciones.
- Archivo de documentos del personal con sus datos actualizados.
- Preparará las altas,bajas y modificaciones en el IMSS
- Realizará controles del personal en cuanto asistencia ,
puntualidad, faltas.y otros.
- Realizará documentos de llamadas de atención a personal y llevará
sus
controles.
- Realizará con el personal la planeación de vacaciones
anuales durante el mes de Diciembre.
- Auxiliará a la Dirección General con la planeacion de
capacitación anual y el Plan anual en lo necesario.
- Auxiliará. en la capacitación Interna.
- Realizará tramites administrativos renovacion de licencias
municipales, federales estatales.Pagos de impuestos.
- Preparará documentos contables para el despacho en turno.
- Presentarà reportes
contables y administrativos semanal,mensual y anualmente.
- Responsabilidad de
abrir y cerrar las puertas de las oficinas. Control de las llaves de la oficina y unidades
móviles.
- Responsabilidad de
administrar la Caja Chica.
-
IV .-Descripción de Funciones:
- 1.-Chequeras
- Elaboracion clara, y ordenada de los
cheques.
- b.- A nombre de la persona
responsable.,no se deben hacer al portador.
- c.- Debe de tener 2
polízas cheque como copias.
- d.- Deben de realizarse en forma
consecutiva.
- e.- Deben de archivarse y
relacionarse Mensualmente.
- Bancos: Se llevará saldos diarios,de la cuentas de cheques,
Créditos y lo que se maneje.
- -Respaldo de cheques
- a.-Todo cheque debe de realizarse con una factura que lo
respalde.
- b. Las facturas deben de tener todas los requisitos fiscales y deben
de ser revisadas en su nombre, domicilio registro Federal, con su
numeración foliada. Debe de tener el desglose del iva si proceden
asi como todas las cantidades claras, sin borrones, el total debe
aparecer en letras asi como en números. Debe de tener la copia del
RFC impresa.
- c. Las facturas deben de estar en fechas adecuadas y no caducas-.El
asistente revisarà detenidamente las facturas que cumplan requisitos
fiscales y contables siendo su
responsabilidad detectar las caducas.Especialmene con acreedores
nuevos.
- d. Las pólizas copia de los cheques deben de tener claramente el
concepto por el que se genera el cheque, especificando si es pago de
factura.En caso de ser pago de pasivo poner claramente a que pasivo
corresponde..si es el primero de dos pagos o el segundo o el tercero y asi
sucesivamente para llevar un orden. Se debe de poner si es complemento de
otro cheque generado el mismo mes, con el número del cheque.
- En caso de hacerse pagos de nómina se debe de poner una copia
firmada en las pólizas.En caso de agua , Luz se podrán copias
telefónos deberán ponerse los originales.Los impuestos una copia del pago.Luz
y Agua archivarse los originales separadamente por año.
-
- 2.-Saldos bancarios.
- a. Deberà llevar en orden y al dia los movimientos de las chequeras.
- b. El saldo debe de estar correcto en cuanto a la cobranza efectuada
por los cheques emitidos y ya entregados a proveedores y acreedores.
- c. Los depósitos deben de llevarse con orden y proceder a su inmediata
identificación..en especial si se hace a travez de fax y o de
transferencia bancaria. Estar en contacto
con el departamento de Ventas. Cada depósito debe de tener escrito el
número de factura correspondiente o el concepto del mismo.
de una manera clara y legible es responsabilidad de presentar asi la
relación
- e. Los saldos deben presentarse a direcciòn cada Lunes Miercoles y Viernes
.
asi como cuando se le solicite. Su captura debe de ser diaria
- Se llevará en archivo los créditos bancarios debidamente
conciliados y separados.Se tendrá un reporte mensual y se pondra en
lista de acreedores.
-
- 3.-Control de archivos.
-
Deben de realizarse independientemente por empresa.Las carpetas o folders
claramente identificables.Con fechas y nombres:pólizas de
diario,Cheques ,depósitos.bancos.
- a. Archivar pólizas de cheque ordenadamente y con su
respaldo cada semana y mes.Es obligatorio la puntualidad del archivo..
- b. Pólizas de diario
- c. Debe archivar pago de impuestos. IMSS, 2% de nómina, Iva ISR,
Anuales. Declarativas se debe de tener papeles trabajo archivados.en el lugares
asignados y cronològicamente.Si hay extemporaneos o
subtitutos ponerlos consecutivamente.
- d Archivar documentación de activos fijos originales.en folders
por año y
por empresa de
manera que se ubiquen de inmediato.Poner copias en las pólizas de
cheques de estos activos.
- e. Archivo de las conciliaciones bancarias.de manera ordenada y
cronológica.
- f. Archivo de documentos contables necesarios.(Comprobantes
de pólizas.)
- g. Durante el mes de Enero y Julio.La segunda semana se deberàn
revisar
archivos.
- h. Eliminar durante el mes de Noviembre los archivos muertos, que no
son fiscales de 5 años atras.
-
- 4.-Cobranza y control de pasivos y Acredores
- a. Realizar semanalmente las llamadas de cobranza telefónica.
Coordinar con Operaciones la cobranza y control de facturas nuestras.
- b.-Entregar facturas de pasivos para que se contabilicen.
- b. Encargarse de colocar en la póliza de cheque del mes
correspondiente despues de ser pagado.
- c. Es su responsabilidad tener bien ordenado.
- c. Es su responsabilidad tener todo los archivos a mano en caso de una
revis´òn fiscal y sera responsabilidad de tener todos los respaldos.
- d. En caso de recibos de agua y luz deberan ponerse en folder especial
que se guardara con documentacion de pólizas de ese año. Pero en la
póliza correspondiente se pondra una copia.
- Cada mes realizará la conciliacion con acreedores, proveedores y
clientes de los estados financieros. Reportará a la direccion
anomalias por escrito para su inmediata corrección.
- Anualmente debe de
solicitarse por escrito a acreedores que esten su cuentas conciliadas con
las nuestras
- 5.-Supervisión de captura.
- Realizar supervisión semanal.
- a. Que se hayan capturado todas las facturas
del periodo.
- b. Que se realicen facturas de pedidos si los existiese.
- c. Que se haya capturado los depòsitos.
- d. Supervizar captura de compras y pagos a
proveedores que esten al día. realizar los sábados.
- e. Supervisar que las copias de las facturas
rosas tengan las fichas de inventario.
- g. Supervisar que la captura de inventario
este al día.
- h. Utilizar el formato de supervisión.Revisar
si entraron equipos devueltos y supervisar se anote en el reporte
mensual de inventario.
- Supervisar que los pagos acreedores hayan sido capturados en el
Contpaq.
-
- 6.-Conciliaciones de inventario.
- a. Realizar los primeros 5 días de mes la conciliación del inventario
fìsico con el contable. Reportar por
- escrito las diferencias.
- b. Asistir cada 2 meses a los inventarios mensuales.Iniciar esto
en Febrero 2004
-
- 7.-Realizar entrevistas a personal nuevo.
- a. Entrevistar de acuerdo al perfil
solicitado.
- b. Previa verificación de documentación
aprobatoria.
- c. Revisar nivel de estudios.
- d. Revisar cartas de recomendación.
- e. Revisar documentos de identidad y
domicilio.
- f. Una vez aprovada la contratación
entregarle las políticas de la empresa con acuse de recibo
firmado enseñarle donde se encuentran en intranet.
- g. Realizar contrato de personal de
acuerdo a su puesto y funciones, una vez autotizada la contrataciòn.
- h. Renovar contrato cuando se requiera
- i. Realizar la presentación del personal.
- j. Entragar las politicas y sera responsable de que las firme el
personal nuevoy las lea.
-
- 8.Archivar documentos de personal.
- a. Archivo del personal debe de ser En orden alfabético y del año presente.Se
debe de archivar toda la documentacion siguiente:
- -Altas, Bajas y modificaciones del
IMSS.
- -Llamadas de atención, justificante
de faltas, entrega de uniformes y promociones.
- -Renuncia si la hubiera.
- -Llevar el archivo actualizado y
guardarlo con seguridad.
- -Clasificar archivo del personal por
apellido.
- -Archivo restringido (con llave) solo a Dirección General.
-
- 9.-.Realizar modificaciones del IMSS.
- a. Realizar modificaciones. altas y bajas.
- b. Entregar copia
correspondiente al personal, con firma
- de acuse en la copia de la
empresa.
- c. Archivar en los documentos de personal. Con la debida seguridad.
-
- 10.-Realizar control de personal.
- a. Asistencias, faltas,
permisos.
- b. Entregar un reporte los
días ,12 y 28 para la preparación de nóminas al contador.
-
- 11.-Elaborar formato de llamada de atención y
- a. Enviarlo al personal que se no cumpla con las políticas de la
emresa.
- b. Archivar la copia en
expediente del personal..
- c. En el reporte mensual
poner los formatos de llamadas
de atención.si as hubiera.
-
- 12.-Realizar con personal planeación de vacaciones anuales en el
mes de diciembre.
- a. Presentar planeación de
vacaciones en el mes de enero para aprobación de la dirección.
- b. Avisar la operación a los
interesados por escrito.
-
-
13.- Auxiliar en elaborar el Plan anual
- Aspectos capacitación
- a. Referencias de cursos. Cronologìa. Costos.
- b. Elaborar los
planes con supervisiòn de la Dirección.
-
- 14.-Auxiliar en la capacitación Interna
- a. Planeando Capacitaciòn interna
- b. Preparando las circulares.
- c. Elaborando exámenes ,aplicándolos
y corrigiéndolos. Mensualmente .de nomenclaturas.
- d. Realizará las Actas de todos los cursos de capacitación inmterna y
externa, con las firma de los asistentes.
- e. Archivará estas Acta.
-
- 15.- Tràmites administrativos de renovación de Lic.
Municipales,Estatales y Federales.
- a. Realizará tramites administrativos de las Licencias Municipales,
Estatales y Federales necesarias.
- b. Es responsable del pago a tiempo. Debe de
tener un calendario fiscal y elaborarlo con el contador para vigilar
que se tenga a tiempo. Estar a l pendiente de los intereses de la empresa.
- c. Será su responsabilidad Renovar Licencias municipales
anualmente, y tener documentos conexos permiso de Uso de suelo.Siem
,permisos de Nombres .letreros.etc.etc.Se auxiliara de mensajeriía si es
necesario.
- d. El permiso de Uso de Marca debe de tenerlo Localizado y
actualizado.
- e. Las Licencias debe de ponerlas en lugares visibles.
- De pagos de impuestos .Los que se
hacen locales o por internet con firma de autorizaciòn.Pagos que se hagan
a travez de bancos. EN caso de requerimeintos hacer seguimiento al
contador y presentar en reporte mensual.Si no se ha cumplido.
- Su obligación sera de que se efectue el pago a traves de internet, o
directo en la dependencia que le corresponda.
- En caso de pagos por internet debera tener la autorización previa de
dirección.
- Pagos Mensuales de IVA,ISR
- Del IMSS,Infonavit Y SAR o el SUA.
- Del 2%
- El tramite lo hara directo y/o lo delegará a la mensajería.
-
- 16.- Documentos para despacho contable.
- a. Tener documentos listos para su contabilizacion.completos y ordenados.
- b. Estos deben de incluir una lista ordenada de:
- -Cheques generados con menciòn del número, fecha ,monto y hacia quien
fue generado .
- -Será su obligación
directa elaborarlo mensualmente
.
- c. Pedirá al personal que trabaje en Megapack la lista de dépòsitos efectuados con datos completos,o depósitos recibidos
yse incluirán transferencias identificadas. incluidos.
- d. Lista de facturas emitidas con datos generales. Puede ser el reporte
que se hace mensual .Lo solicitara de la persona que los efectue
(Recepción) .
- e. Lista de empleados con sus respectivos indicaciones para la
preparacionde nominas,quincenalmente los dias 12 y 27 de cada mes
- f. Recabar documentos que se facturan en Magapack para que se tenga
completo.
- Documentos que exigirà por escrito del despacho:
- contestacion de requerimientos.
- Correcciones en el mes.
-
Conciliadiones bancarias desglosadas.
- previos de impuestos a tiempo (entre el 24 y 25 de cada mes.
- Pago de
impuestos con dos dias de anticipacion.
-
- 17.-Reportes
- Elaborará los siguientes reportes.
- -Semanal de cuentas de acreedores por pagarse.
- -De revisión de captura de: facturas, depósitos bancarios o
transferencias, de pagos a proveedores de captura de inventarios
correctos.este reporte se hara semanalmente y debe de tener especial
cuidado a fin de mes antes de realizar el cierre. Las facturas entre
empresas es un puntos a tenerse en cuenta .
- Estos reportes sera su responsabilidad archivarlos previa firma de
Dirección o persdona encargada.
- Reporte mensual. de conciliación de inventrarios, entre el contable y
el físico.
- Reporte anual para realizar el Plan Anual.
-
- 18.-Es responsable de abrir las puertas de la oficina puntualmente.
- a. Se
reponsabiliza de que entre a tiempo y abra las puertas de la oficina.
- b.
En caso de no estar delegar al departamento de Compras previamente.
- c.
En caso de que no pueda delegar a la encargada de compras,delegar al
Supervisor de Instalaciones.
- d. Llaves de la oficina, se encargara de
guardalas, previamente etiquetadas. Tener un listado..
- e. De tener todas las llaves registradas.debidamente anotado su
uso.
- f. De tener un listado de las mismas.
- d. De aplicar las políticas
indicadas en caso de pérdida de llaves.
- 19.- Caja Chica
- a)Se reponsabilizará de los gastos de caja chica.
- b)Exigira comprobantes fiscales adecuados a gastos mayores de 50
pesos.
- c) Todo gasto debe de tener comprobante. y en caso de vale
autorización.
- d)Se le realizará cortes de caja periódicos ,el dinero debe ser
justificado plenamanente.
- e)Realizar reporte de gastos a la presentación de nueva caja.
Capturarlos y tener los datos para el anual.
V.-Perfil
del puesto.-
- Formación Profesional Estudios de Secundaria
completos. Se requiere una especialización administrativa o contable.Técnico
en contabilidad.
- Experiencia:
Mínimo de 1 año en puestos relacionados con contabilidad.
- Habilidades:
Uso de diferentes programas de Windows and Ofice..Habilidad de uso
computacional.
- Habilidad numérica y de redacción-
- Habilidad de
comunicación clara y facilidad de integración con el personal.
- Otras
requisitos:Liderazgo para el trato con el personal.
- Aptitudes : Pedagógicas
- Cualidades Necesarias: Orden, Organización. Saber trabajar bajo
presión.
- Edad mayor de
22 años. Sexo indistinto.
-
Políticas específicas.
- Respecto a llaves
- Se tendra un
juego de repuesto de llaves de las unidades móviles , de la entrada
principal y de la bodega permanentemente.
- En caso que alguien extravie
las llaves se le mandará hacer un duplicado y sera la persona que
extravie quien pague el costo de la llave.
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